Laadukas asiakkuuden aloitus - mitä kaikkea se vaatii tilitoimistolta
Tilitoimiston vaihtaminen mielletään usein työlääksi ja aikaa vieväksi prosessiksi. Moni saattaa ajatella, että vaihto vaatii paljon selvittelyä, paperityötä ja aikaa omasta arjesta.
Todellisuudessa tilanne on asiakkaan näkökulmasta kuitenkin usein aivan toinen. Hyvin hoidettuna asiakas pääsee helpolla, ja suurin osa työstä tapahtuu taustalla tilitoimistossa.
Meidän nettisivuiltamme löytyy tilitoimiston vaihtajan opas, johon on koottu vaiheet, mitä tilitoimiston vaihtaminen vaatii asiakkaalta. Ohjeen kärki on: ”tilitoimiston vaihto vie ainoastaan tunnin työaikaasi”.
Tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on hieman raottaa sitä, mitä uuden asiakkuuden aloitus tilitoimistossa oikeasti tarkoittaa.
Mistä kaikki alkaa
Käytännössä kaikki lähtee siitä, että asiakas hyväksyy tarjouksen (avaan myyntiasioita joskus toiste enemmän). Hyväksytyn tarjouksen jälkeen asiakas siirtyy ns. käyttöönottoon, eli käyttöönotosta vastaava henkilö on yhteydessä asiakkaaseen ja sopii aloitustoimista.
Asiakkuuden perustaminen ja aloitustoimet
Aloitustoimiin kuuluu muun muassa:
asiakkuuden perustaminen tilitoimiston toiminnanohjausjärjestelmään
asiakkuuden perustaminen tilitoimiston kirjanpitojärjestelmään
vastuunjaon ja käytännön toimintatapojen läpikäynti asiakkaan kanssa
Lisäksi hoidetaan rahanpesulain velvoittamat toimenpiteet (tunteminen, todentaminen ja riskiarvio) sekä laaditaan toimeksiantosopimus.
Viranomaisasioiden hoitamista varten tarvitsemme Suomi.fi-valtuudet, joten teemme asiakkaalle valtuutuspyynnön valmiiksi.
Monessa tapauksessa asiakas voi myös valtuuttaa meidät hoitamaan tarvittavien aloitustietojen pyytämisen suoraan edelliseltä tilitoimistolta. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että voimme pyytää esimerkiksi tarvittavat kirjanpitoaineistot (pää- ja päiväkirjat, tilinpäätös yms.), palkkatiedot sekä muut aineistot suoraan heidän puolestaan.
Tämä helpottaa asiakkaan arkea merkittävästi, kun hänen ei tarvitse itse selvittää tai välittää kaikkea aineistoa, vaan me huolehdimme tiedonsiirrosta aloituksen kannalta tarvittavilta osin.
Ohjelmistot ja käyttöönotto
Monesti asiakas on jo toiminnassa oleva yritys, jolloin hänellä on käytössään kirjanpito-ohjelmisto. Jos ohjelma on sama kuin meillä Elegianilla käytössä, riittää usein pelkkä tunnusten siirto uudelle tilitoimistolle – tämän hoitaa yleensä tilitoimisto suoraan edellisen tilitoimiston kanssa.
Jos taas kyseessä on uusi yritys tai esimerkiksi ns. paperinen asiakkuus, kartoitamme asiakkaalle sopivan ohjelmiston. Meillä vaihtoehtoina ovat tällä hetkellä Procountor ja Netvisor. Vastaamme ohjelmiston käyttöönotosta, asetuksista ja aloitusvaiheen koulutuksesta.
Järjestelmävaihdot ja datan siirto
Joskus asiakas haluaa samalla vaihtaa myös kirjanpito-ohjelmistoaan. Tämä tarkoittaa käytännössä mm.:
uuden ohjelmiston käyttöönottoa ja koulutusta
historiatietojen siirtoa
mahdollista rekisterien (asiakkaat, tuotteet) siirtämistä
kirjanpidon aloitustilanteen oikeellisuuden varmistamista
Kaikki nämä hoidetaan meillä osana käyttöönottoa.
Integraatiot ja asiakkaan omat järjestelmät
Lisäksi on hyvä huomioida, että asiakkaalla voi olla käytössään oma ERP tai muu järjestelmä, joka halutaan integroida kirjanpito-ohjelmaan. Tämä tulee yleensä esille jo tarjouksessa, mutta konkretisoituu käyttöönotossa.
Tällöin tärkeää on:
varmistaa, että integraatiot toimivat oikein
sopia selkeä työnjako asiakkaan ja tilitoimiston välillä
ymmärtää asiakkaan järjestelmäkokonaisuutta riittävällä tasolla
Meillä Elegianilla on kokemusta useista eri integraatioista, mutta jokainen asiakkuus on silti hieman erilainen ja vaatii tapauskohtaista läpikäyntiä.
Dokumentoinnin merkitys
Yksi ehkä aliarvioitu osa asiakkuuden aloitusta on tiedon kerääminen ja dokumentointi. Pelkkä järjestelmien avaaminen ei riitä, vaan:
asiakkaan toimintatavat tulee ymmärtää
kirjanpidon erityispiirteet tulee kirjata ylös
mahdolliset riskikohdat tulee tunnistaa jo alussa
ja ennen kaikkea varmistaa, että tieto siirtyy sujuvasti tulevalle kirjanpitäjälle
Tuki jatkuu aloituksen jälkeen
Elegianilla neuvonta ja tuki eivät myöskään lopu aloitusvaiheeseen. Meillä on erittäin osaavia asiantuntijoita, ja autamme asiakkaitamme koko asiakkuuden ajan niin ohjelmistojen käytössä kuin muissakin arjen kysymyksissä.
Kun aloitustoimet on tehty, ”yhdistämme” asiakkaan ja hänen oman yhteyshenkilönsä ja huolehdimme siitä, että uusi kirjanpitäjä tai palkanlaskija saa kaiken tarvittavan tiedon asiakkuudesta.
Monessa tapauksessa asiakkaan oma yhteyshenkilö on mukana käyttöönotossa jo alusta alkaen. Näin varmistetaan, että asiakas pääsee asioimaan mahdollisimman sujuvasti tutun kontaktin kanssa heti alusta lähtien, eikä asiointi hajautuisi usealle eri henkilölle.
Toteutustapa mietitään aina asiakaskohtaisesti, mutta lähtökohtana on tehdä siirtymästä asiakkaalle mahdollisimman selkeä ja vaivaton.
Meillä on asiakkuuden aloitukseen oma prosessikuvaus, jota kehitämme jatkuvasti yhdessä käyttöönotosta vastaavan tiimin kanssa.
Lopuksi
Tilitoimiston vaihtaminen ei ole kovinkaan työläs prosessi asiakkaan näkökulmasta – eikä sen kuulukaan olla. Tilitoimiston näkökulmasta tilanne on kuitenkin hieman toinen. Taustalla tehdään paljon työtä sen eteen, että asiakkuuden aloitus on mahdollisimman sujuva ja onnistunut kokonaisuus.
Juuri tässä vaiheessa luodaan pohja koko asiakassuhteelle. Ensimmäiset kohtaamiset, selkeä viestintä ja huolellisesti hoidettu aloitus kertovat asiakkaalle, että asiat ovat hallussa ja he ovat hyvissä käsissä.
Asiakasluottamus ei synny kerralla, mutta se rakentuu vahvasti jo heti asiakkuuden alussa. Tässä me olemme Elegianilla erityisen hyviä – emme ainoastaan ota asiakkaita “sisään”, vaan varmistamme, että yhteistyö lähtee liikkeelle mahdollisimman luontevasti ja luottamuksellisesti.